Como lidar com a inadimplência
Se tem uma coisa que tira o sono do empreendedor é a inadimplência. Entregar e não receber é um dos piores cenários que a empresa pode enfrentar, porque desequilibra todo o planejamento financeiro e impacta severamente o fluxo de caixa e o capital de giro. Na maioria dos negócios, as contas fixas independem das receitas. Os gastos surgem, não importa se as vendas foram à vista, a prazo ou simplesmente não aconteceram. Tampouco se o cliente ganhou prazo para pagar, mas não pagou.
Existem algumas dicas para evitar a inadimplência. E, se ela acontecer, outras dicas podem ajudar na cobrança do cliente devedor. Cabe à sua empresa identificar a melhor maneira de encarar esse problema minimizando as perdas e mantendo o bom relacionamento com o cliente.
Faça uma planilha das contas a receber
Antes de se preocupar com a inadimplência, tenha absoluta clareza dos valores que sua empresa tem a receber. Para tanto, mantenha uma planilha atualizada com o nome e os dados do cliente, o valor da venda, as condições de pagamento e a data em que o dinheiro cairá na conta bancária. Sinalize na tabela quando o prazo não for cumprido e estabeleça a partir de quanto tempo depois do atraso será iniciada a cobrança.
Pense nos boletos como aliados
Os boletos bancários facilitam a identificação do pagamento na sua conta. Normalmente, eles têm baixo custo de operação e não exigem pagamento de taxa mensal ao banco. Em relação à inadimplência, os boletos têm a vantagem de formalizar a relação comercial. Ao recebê-los, os clientes têm discriminados os valores de juros e de multa por atraso. E como são documentos, fica mais fácil enviar os títulos para protesto, se necessário.
Não tenha vergonha de cobrar
Muitos pequenos empreendedores têm dificuldade de cobrar os clientes com pagamento em atraso. É preciso superar esse bloqueio. Lembre-se de que a saúde financeira do seu negócio depende de que todos – fornecedores, colaboradores, clientes e você – cumpram seus respectivos papéis no processo. Provavelmente, mais constrangido que você ao cobrar está o cliente ao ser cobrado. Mas a situação é inevitável e precisa ser feita. É claro, com o máximo de respeito, discrição e cuidado possível.
Não espere muito tempo para lembrar o cliente do atraso
O atraso no pagamento pode ter vários motivos. O cliente pode estar com dificuldades financeiras, pode ter encontrado problemas em relação ao uso ou à entrega do produto, ou pode simplesmente ter se esquecido da data. Se você esperar muito tempo para lembrá-lo do atraso, maior fica o problema. Não só pelos juros e multas, que vão aumentando, mas também pela dificuldade de reconhecimento da dívida por parte do cliente. Se ele tiver apenas se esquecido do pagamento, provavelmente agradecerá ter sido lembrado o mais rápido possível.
Faça o primeiro contato por email
Uma das maneiras mais discretas de começar o processo de cobrança é via email. Por ser um pouco mais impessoal, evita o constrangimento da conversa pelo telefone e da espera, em tempo real, de uma resposta ou explicação. No texto do email, seja formal, educado e cortês. Ofereça vários canais de comunicação para facilitar a negociação do pagamento. Se esse primeiro contato não surtir efeito, aí sim tente acioná-lo telefone.
Prepare alternativas para facilitar o pagamento
Caso o motivo do atraso tenha sido alguma dificuldade financeira, tenha em mãos alternativas para oferecer imediatamente no momento da cobrança. Seu fluxo de caixa permite parcelar o débito mais vezes? É possível abrir mãos dos juros e da multa? Lembre-se de que o mais importante é garantir que ao menos parte do dinheiro seja creditada no caixa da sua empresa. Oferecendo alternativas, o cliente pode se sentir mais seguro e interessado em negociar uma nova condição de pagamento.
Se nenhuma dessas tentativas surtir efeito, existem recursos legais para efetuar a cobrança. Obviamente, eles são mais desgastantes e provavelmente gerarão uma ruptura na relação comercial. Mas, se forem inevitáveis e deles dependerem a saúde financeira do seu negócio, vá em frente. Cobrar não é nada agradável, mas é uma parte inevitável na vida de todo empreendedor.
